Bilgi Bankası

Toptan Satış İrsaliyesi (012110)

Cari firmalarınıza toptan olarak stok sevkiyatı yaparken bu irsaliyeyi düzenleyeceksiniz. Toptan satış irsaliyesine aşağıdaki bilgileri girmelisiniz.

Evrak no: Evrak numarası firmanızın ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin evrak girişlerini yapan birden fazla elemanınız varsa, evrak no alanına bu elemanların isimleri veya isim kısaltmaları girilerek, her elemanın girdiği evraklar ayrı ayrı takip edilebilir ya da girilen evraklar üzerinde matbu bir numara varsa, bu numara da girilebilir. Evrak numaraları maksimum dört hane ve alfa nümerik (A100, B200, MYE vb.) olabilir. Evrak numarası girilip enter tuşuna basıldıktan sonra, imleç hemen yan taraftaki alana gelecek ve ilgili evrakınızın (sipariş fişleri, irsaliyeler, faturalar, sevk fişleri vb.) sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak bu alana atanacaktır. Sıra numaraları, her evrak numarası için 1’den başlar. Örneğin evrak no alanına MYE girilmişse, sıra numarası 1 olacaktır. Bu evrak kaydedilip, yeni bir evrak için yine MYE girilirse, bu sefer sıra numarası 2 olacaktır. Bu alanda yer alan sıra numarasından, daha önce o evrak no altında kaç adet evrak girişi yapıldığını kolayca anlayabilirsiniz.

Evrak tarih: İlgili evrakın (sipariş fişleri, irsaliyeler, faturalar, sevk fişleri vb.) bilgisayara girildiği tarihtir. Evrağın düzenlendiği tarihse belge tarihi olarak adlandırılmaktadır.

Belge no: Evraklar üzerinde matbu olarak yer alan belge numaralarının girildiği alandır. Örneğin fatura üzerinde yer alan matbu numaralar bu alana girilebilir.  Belge numaraları maksimum 15 hane ve alfa nümerik olabilir.

Belge tarihi: Evrakların düzenlendiği tarihtir. Belge tarihi ile yukarıda açıklamaya çalıştığımız evrak tarihi karıştırılmamalıdır. Evrak tarihi, o evrakın bilgisayara girildiği tarih, belge tarihiyse o evrakın düzenlendiği tarihtir. Örneğin 19.01.2020'de kesilen bir satış faturası 23.01.2020'de bilgisayara giriliyorsa, bu faturanın tarihi 23.01.2020, belge tarihiyse 19.02.2020 olmalıdır. Ancak bu alanların yukarıda açıkladığımız şekilde kullanılması bir zorunlu değildir. Dilerseniz her iki tarihi de aynı girebilirsiniz.

C/h kodu: Toptan stok sevkiyatının yapılacağı cari firma kodunu bu alana girmelisiniz. Cari firma kodunu F10 listesinden de seçebilirsiniz.

Not: Programlarımızda cari kodu seçiminin yapıldığı fatura, irsaliye sipariş vb. evraklar ile cari kart ekranlarında, cariler TC kimlik numaralarına göre çağrılabilecektir. Bu amaçla söz konusu evrak ve kartların cari kodu alanlarında Ctrl+D (Vergi daire no/TC kimlik nosundan cari seç) yardım tuşu kullanılabilecektir. Bu tuş çalıştırıldığında yapılması gereken, açılan ekrana vergi numarasının girilmesi ya da F10 ekranından seçilerek istenen carinin ekrana yansıtılmasıdır.

C/h adı ismi: Cari firmanın ismi, cari firma kodu girişinize göre bu alana otomatik olarak gelecektir.

Döviz: Yukarıda kodunu girdiğiniz cari firmanın cari karttan girilen döviz cinsi bu alana otomatik olarak gelecektir. Cari döviz cinsi aynı zamanda evrak (yani irsaliye) döviz cinsidir. Yani bu evraka girilen parasal değerler, bu alana gelecek döviz cinsiyle değerlendirilmelidir.

Proje: Düzenlenen satış irsaliyesinin, hangi projeye istinaden düzenlendiği bu alana girilecektir.

Sorumluluk merkezi: Düzenlenen satış irsaliyesinin, hangi sorumluluk merkezi tarafından (veya hangi sorumluluk merkezinin onayı ile) düzenlendiği bu alanda belirtilecektir.

Sevk tarihi: Stokların sevk edileceği tarih, içinde bulunduğunuz günün tarihi şeklinde bu alana otomatik olarak gelecektir. Eğer stok sevkiyatının yapılacağı tarih ile bu alanda görünen tarih farklıysa, gerekli düzeltmeyi gün/ay/yıl formatında yapabilirsiniz.

Ödeme planı: Stok sevkiyatı karşılığında ödemenin nasıl olacağı bu alana girilecektir. Ödeme planı gün bazında girilmelidir. Örneğin bu sevkiyatın bedeli 30 gün sonra alınacaksa, yapılacak giriş G30 olmalıdır. Eğer ayarlar ve genel tanımlar menüsündeki Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/ Ödeme planları tablosu (091920) bölümünde tanımlanmış ödeme planları varsa, F10 tuşuna basarak bu ödeme planları görüntülenip seçim yapılabilir.

Depo: İlgili stok sevkiyatının hangi depodan yapılacağı bu alana girilmelidir.

Plasiyer: Stokun satışını gerçekleştiren plasiyerin kodu bu alana girilecektir. Plasiyer kodlarını F10 listesinden de seçebilirsiniz. Satış elemanlarınız Finans yönetiminin Kartlar/Cari personel tanıtım kartı (041440) bölümünden tanımlanmaktadır. Eğer firmanızda satış elemanlarına prim uygulaması yapılıyorsa, prim hesaplamasının yapılabilmesi için plasiyer kodları mutlaka girilmelidir.
 

• Sipariş karşılığı irsaliye giriliyorsa

Toptan satış irsaliyenizi sipariş karşılığında kesiyorsanız, stok kodu alanında F6, F7, F8 veya F9 tuşlarından uygun olanı kullanarak, ilgili stok siparişlerini irsaliyenize taşıyabilirsiniz. Sipariş karşılığı kesilen irsaliyeler için bu tuşlar kullanılmazsa (manuel olarak stok girişi yapılırsa), irsaliyesi kesilen stoklar siparişten düşülmez. Yukarıda sıralanan tuşlar kullanıldığında, giriş yapılması gereken alanlara ilgili bilgiler otomatik olarak atanacak ve size sadece irsaliyenizi kayıt etmek kalacaktır. Satışı yapılan stoklar için daha önce sipariş fişi düzenlenmemişse irsaliyenizi manuel olarak girebilirsiniz. Eğer ayarlar ve genel tanımlar menüsündeki Stok ve sipariş parametreleri/Karşılanma parametreleri/Sipariş karşılanma parametreleri (093150) bölümünde mal kabulde siparişler otomatik karşılanacak seçeneği “evet” olarak işaretlenmiş ise, yukarıda sıralanan tuşları kullanmaya gerek yoktur.

İrsaliyenin ilk bölümüne ilişkin girişlerimizi tamamladık. Şimdi, sevkiyatı yapılacak stok kalemlerinin girişlerini yapabiliriz.

Kodu: Sevkiyatı yapılacak stokun kodu bu alana girilmelidir. Stok kodunu F10 listesinde de seçebilirsiniz.

İsmi: Stok kodu girişinize göre stok ismi bu alana otomatik olarak gelecektir.
    
Miktar: Bu alana sevk edilecek stok miktarı girilmelidir.

Önemli not:
Stok evrakında seri no girişlerinin yapıldığı tabloda Ctrl+N (dosyadan bilgi oku) yardım tuşu
Programlarımızda yapılan düzenleme ile Ctrl+N (dosyadan bilgi oku) yardım tuşumuz, stok evraklarımızda seri no girişlerinin yapılabilmesi için açılan “seri no” tablomuzda aktif duruma getirilmiştir. Böylece kullanıcılarımız, seri numarasına göre takip ettikleri stoklar için irsaliye, fatura vb. stok evrakı düzenlediklerinde seri numarası girdikleri tabloya dosyadaki bilgileri aktarabileceklerdir.

Br.: Stok tanıtım kartından birden fazla birim tanımlamışsanız, ilk girilen birim (ki bu ana birimdir ve tüm giriş-çıkışlar bu birim ile yapılır) bu alana otomatik olarak gelecektir. Eğer ilgili stokun birimini değiştirmek isterseniz, miktar alanında F10 tuşuna basarak birim seçimi yapabilirsiniz. Birim değiştirildiğinde, girilen miktar yeni birimin katsayısı ile çarpılarak miktar alanına güncellenecektir. Örneğin stoklarınızı hem adet olarak, hem de düzine olarak satıyorsunuz. Stok tanıtım kartında ilk tanımlı olan birim adettir. Dolayısı ile bu sizin ana biriminizdir. İrsaliyeye girilen miktar ana birim olarak değerlendirilir. Eğer o irsaliyede stoklar düzine olarak sevk edilecekse, miktar girişini yaptıktan sonra F10 tuşuna basmalı ve düzine birimini seçmelisiniz. Bu seçimden sonra, adet olarak girdiğiniz stok miktarı düzineye çevrilecektir (yani miktara 1 girdiyseniz, birim düzine olarak değiştirildiğinde miktar otomatik olarak 12 olacak fakat birim adet görülecektir). İlgili stokun hangi fiyattan sevk edileceği girilecektir.

Birim fiyat: Bu alanda, ilgili stokun hangi fiyattan sevk edileceği girilecektir. Eğer stok tanıtım kartından stokunuz için bir veya birkaç satış fiyatı girilmişse, bunlardan birincisi otomatik olarak bu alana gelecektir. Diğer fiyatları seçmek için F10 tuşunu kullanabilir ya da satış fiyatını kendiniz girebilirsiniz.

Tutarı: Birim fiyat ve miktar alanlarının çarpılması ile hareket tutarı bu alana otomatik olarak gelecektir. Yani birim fiyatı girildiği anda, program tutarı kendisi hesaplayacaktır.

Piyasada irsaliyelerin tutarsız olarak kesilmesi sık karşılaşılan bir durumdur. Eğer göndereceğiniz irsaliyede fiyat belirtmeyecekseniz, bu alanı boş olarak geçmelisiniz.

Dilerseniz birim fiyat girmeden direkt olarak tutar girişi de yapabilirsiniz. Bu durumda programınız girdiğiniz tutarı stok miktarına bölerek birim fiyatı otomatik olarak hesaplar.

Toptan satış irsaliyenize ilk kalem stokun girişini tamamlamış olduk. Eğer bu irsaliyeye gireceğiniz başka stoklar varsa, tutarı alanında enter tuşuna basarak alt satıra geçmelisiniz. Şimdi sevkiyatı yapılacak diğer stokların girişlerini yapabilirsiniz.

Eğer girilecek başka stok yoksa irsaliye yekûnu üzerinden hesaplanacak iskonto-masraf yüzde veya tutarlarını girmeye başlayabilirsiniz. Bunun için mouse göstergesi ile iskonto ve masraflar butonunu tıklamanız ya da Alt+T tuşlarına basmanız gerekir. İskonto ve masraf girişleri yardım tuşları bölümünde açıklanmıştır.

• Satır iskontosu için

Eğer irsaliyede yer alan stok kalemleri için tek tek iskonto hesaplanacaksa (satır ıskontosu), bu durumda imleci iskonto hesaplanacak satırın üzerine getirip, önce Alt+D (evrak detayı) tuşlarına, daha sonra Alt+T tuşlarına basmalısınız. Karşınıza yine iskonto kartı ekranı gelecektir. O satıra iskonto veya masraf girişleriniz bittiğinde, esc tuşu ile irsaliye ekranına geri dönünüz. Başka satır iskontosu girilecekse, yine hesaplamanın yapılacağı stok satırının üzerine gelip yukarıdaki işlemleri tekrarlayınız.

İskonto ve masraflar tablosuna girişleriniz bittikten sonra esc tuşuna basarak irsaliye ekranına geri dönünüz. İrsaliye ekranınızın en alt satırında vergi tablosu adlı bir buton vardır. Alt+V tuşlarına bastığınızda ya da mouse ile bu butonu tıklattığınızda, irsaliyenizde yer alan stoklar üzerinden hesaplanan vergileri görebilirsiniz. Hesaplanmış vergi tutarı üzerinde değişiklik yapmak gerekirse, vergi alanında ilgili düzeltmeleri yapabilirsiniz. Vergi tablosundan çıkmak için esc tuşunu kullanacaksınız. İrsaliye ekranınızın sağ alt tarafında siz giriş yaptıkça değerler atanan birtakım alanlar vardır.

Şimdi bunların neler olduğunu açıklamaya çalışacağız.

Ara toplam: İrsaliyenizde yer alan stokların mal bedelidir.

İskonto %: İskonto ve masraflar tablosundan girilen Iskonto oranlarının toplamıdır. Bu toplam için “brüt tutar üzerinden yüzde” alanı baz alınmıştır.

İskonto: İrsaliyeniz üzerinden hesaplanan toplam iskonto tutarıdır.

Masraf %: İskonto ve masraflar tablosundan girilen masraf yüzdelerinin toplamıdır. Bu toplam için brüt tutar üzerinden yüzde alanı baz alınmıştır.

Masraf: İrsaliyeniz üzerinden hesaplanan toplam masraf tutarıdır.

Vergi %: İrsaliye üzerinden hesaplanan vergi yüzdelerinin toplamıdır.

Vergi: İrsaliye üzerinden hesaplanan toplam vergi tutarıdır.

Yekün: Ara toplamdan iskontolar düşülüp, masraf ve vergilerin ilave edilmesi ile bulunan değerdir.

Toptan satış irsaliyesi ile ilgili açıklamalarımız yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Şimdi irsaliye girişleri ile ilgili olarak birkaç özel notu sizlere aktarmak istiyoruz.

• Stoklarınızı renk ve beden numaralarına göre takip ediyorsanız

Firmanız beden ve renk koduna sahip stoklarla çalışan bir firma ise, bu stokların sadece stok kodları ile değil, beden kodları ve renk kodları ile de takip edilebilmesi mümkündür. Bu takip için öncelikle Stok yönetimi/Kartlar ve reçeteler/Stok grup tanıtım kartları/Beden tanıtım kartı (011730) bölümünden beden tanımlamaları ile renk tanıtım kartı (011270) renk tanımlamalarının yapılmış olması, daha sonra stok tanıtım kartının grup tanıtım kodları ekranından beden detaylı ve renk detaylı parametreleri “evet” olarak seçilmelidir. Bu ekranda yapılacak en son işlemse, ilgili stokların beden kodları ile renk kodlarının ilgili alanlara girilmesidir. Bütün bu tanımlamalardan sonra bedenli ve renk detaylı stoklarınız için depo fişi, irsaliye, fatura gibi hareket evrakları girilirken, miktar alanına geldiğinizde kırılımlar başlıklı bir pencere açılacak ve hareket gören stoklara ilişkin beden ve renk kırılımlarının girilmesi beklenecektir. Beden ve renk kırılımları girilip kaydedildikten sonra yine bu bazda liste ve raporlar alabileceksiniz.

• Stoklarınızı seri no bazında takip ediyorsanız

Firmanız dayanıklı tüketim malları gibi seri numaraları olan stoklarla veya cep telefonları gibi IMEI numaraları olan stoklarla çalışan bir firma ise, bu stokların sadece stok kodları ile değil, cihazlar üzerindeki seri numaraları ile de takip edilmesi de mümkündür. Bu takibin yapılabilmesi için, Stok tanıtım kartı/Detay bilgiler/Takip detayları’ndaki detay takip şekli parametresinin “seri no bazında takip olarak seçilmesi gerekir. Detay takip şekli seri no bazında takip seçilen stoklarınız için depo fişi, irsaliye, fatura gibi hareket evrakları girilirken, miktar girişi yapıldıktan sonra seri no tablosu başlıklı bir pencere açılacak ve hareket gören stoklara ilişkin seri numaralarını girmeniz beklenecektir. Seri numaraları girilip kaydedildikten sonra yine bu bazda liste ve raporlar alabileceksiniz.

Önemli notlar:
 

• Ayarlar ve genel tanımlar menüsündeki Stok ve sipariş parametreleri/Karşılanma parametreleri/Sipariş karşılanma parametreleri (093150) bölümünden mal kabul sipariş karşılığı olacak alanı “evet” olarak işaretlenmiş ise, irsaliye veya fatura girişlerinden önce mutlaka sipariş fişi girilmiş olması gerekir. Aksi halde irsaliye veya faturanın kaydına izin verilmeyecektir.
• Ayrıca ayarlar ve genel tanımlar/Sistem/Sistem ve program parametreleri/Program akış parametreleri (091400) bölümünde seri no ve bakım parametresindeki 3. satırda yer alan “seri no takibinde evraklara seri no sonradan girilebilir mi” parametresi “evet” olarak işaretlenmiş ise, seri no bazında takip edilen stoklar için irsaliye veya fatura girişlerinde ekrana gelen seri no tablosuna, ilgili stoklar için seri numarası girme zorunluluğu olmayacaktır. Dolayısıyla seri numaraları daha sonra girebilecektir.

İrsaliyeniz ile ilgili girişleriniz bittiyse, sıra girdiğiniz bilgileri kayıt etmeye gelmiştir. Bunun için Alt+S tuşlarını kullanacaksınız. Alt+S tuşları ile kayıt edilmeyen irsaliyenizi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız.